Nos Bastidores do Contas a Pagar

A gestão de Contas a Pagar faz parte da estrutura Back Office de qualquer organização. Composto por seu time de retaguarda, tem como principal função garantir o repasse de recursos a terceiros obedecendo os compromissos que foram firmados com seus fornecedores e demais agentes de interação da organização. Em termos práticos, é pagar as contas em dia para que a empresa continue recebendo os insumos que foram comprados, e assim dessa forma, produzir seu produto/serviço para comercialização.

Partindo dessa simples lógica, entendemos que o departamento de contas a pagar tem uma função estratégica na organização. Significa que a efetividade do setor tem real impacto no desempenho da organização, mesmo que os efeitos no sucesso da organização por uma boa gestão de contas a pagar reflita no longo prazo, a sua má gestão tem impactos significativos numa velocidade surpreendente.

Qualquer pessoa economicamente ativa, assim como qualquer organização, está obrigada a fazer a gestão de contas a pagar. Saber fazer isso de forma estruturada e sistematizada proporciona a chave para a criação de novos projetos, que diante da eficiência, leva a abandonar a postura de manutenção e passa a assumir uma postura de  realização e investimento.

A gestão do contas a pagar necessita demonstrar para a organização, que seu papel é de alinhamento entre o restante da organização e seu publico externo que ele se relaciona. Para isso, ele necessita compreender o papel de outros departamentos e deixar claro  e transparente como deve ser o processo de entrada e saída na interação com os demais participantes organização.

Cada setor se interage e integra criando um conjunto de dados que faz o processo ser executado com eficacia e eficiência. O contas a pagar tem uma forte relação com os departamentos de compras, fiscal e contábil. A tesouraria por sua vez, apresenta uma co dependência, uma vez que depende da qualidade do trabalho realizado pelo Contas a Pagar para que ele realize as movimentações financeiras com exatidão.

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Até hoje, pastas sanfonadas estão presentes nos departamentos financeiros de muitas empresas.

Inicialmente , o departamento de compras se relaciona com os demais departamentos operacionais da organização, garantindo o suprimento de itens essenciais para a produção dos produtos/serviços que compõem a proposta de valor, além da manutenção da estrutura que proporciona toda esta atividade.

O departamento de compras possui seu próprio processo interno, que em sua maioria contempla as etapas de solicitação, cotação, pedido e recebimento. A solicitação ocorre quando os demais departamentos (como seu próprio nome diz) solicitam um ou mais itens para compor o processo produtivo especifico. Feita esta solicitação, o Compras faz o processo de cotação, aonde pode cotar diretamente com seus fornecedores de confiança ou abir uma licitação com o mercado fornecedor, em que ambos concorrem pelo preço e qualidade de seus produtos e serviços. Feito a seleção do fornecedor de acordo com os critérios que foram adotados, incia-se o processo de pedido de compra, e é nessa fase que a interação com o financeiro começa.

Ao fazer o pedido de compra, automaticamente é criado uma previsão de pagamento, essa previsão tem seu fato gerador quando é formalizado o pedido, aonde acordado com o fornecedor as condições de faturamento, que por sua vez seguem as politicas de vendas que foram negociadas no momento da cotação. Feito o pedido, o financeiro recebe uma série de informações que irá compor o fluxo de caixa previsto. Organizações que não dispõem de um sistema de gestão, muitas vezes ignoram o pedido de compra, uma vez que não existe esse vinculo entre o processo de pedido com o contas a pagar.

Depois que o pedido é realizado, e o departamento de Contas a Pagar possuir o registro de previsão, tem a necessidade de organizar com a tesouraria e demais departamentos do setor financeiro (Contas a Receber) para que aquele compromisso seja honrado conforme a previsão. Quando o produto/serviço adquirido chega ao destino orientado pelo compras, o responsável pela receptação da mercadoria dá entrada ao processo de recebimento.

O processo de recebimento, consiste em conferir todas as informações da mercadoria recebida com as informações do documento fiscal emitido pelo fornecedor, dessa forma garantindo a qualidade do processo. Ao fazer o recebimento, é feito a entrada do documento fiscal para a organização, e nesse momento que a interação com departamento fiscal é iniciado.

Organizações que trabalham com o planejamento tributário e que possuem uma gestão de qualidade fiscal, detem a capacidade de criar um envolvimento fiscal antes mesmo do processo de pedido de compra. Mas a principio, o departamento fiscal faz a analise do documento e registra todas as retenções de tributos que constituem o documento fiscal assim que é dado entrada no documento fiscal.

De acordo com o tipo de documento e suas configurações fiscais, é definido o que será retido de tributos sobre a nota. Em notas fiscais de prestação de serviços  por exemplo, existem retenções que seu fato gerador está na emissão  do documento como o IR e INSS. Por sua vez, no caso da retenção do PIS, Cofins e Csll (chamado de PCC Unificado) o seu fato gerador está atrelado ao pagamento do documento.  Caso tenha curiosidade, houve uma alteração recente nas regras de retenção do PCC com a  LEI Nº 13.137, DE 19 DE JUNHO DE 2015. , tema de extremo interesse para um outro momento.

A entrada de documento fiscal no processo de recebimento tem uma importante influencia no processo do contas a pagar, uma vez que esta entrada é responsável por transformar a previsão financeira em provisão financeira, ou seja, a possibilidade de cobertura financeira ao fornecedor já é considerado certo.  Automaticamente a provisão financeira tem forte interação com a contabilidade, aonde a provisão financeira consiste registro contábil de acordo com as regras de contabilização.

O contas a pagar, por sua vez,  tem a missão de fazer a gestão dos compromissos provisionados. Para isso, ele necessita garantir que o máximo de informação seja providenciado, assegurando que o processo de tesouraria não enfrente gargalos durante sua execução. Nesse momento, conta muito a gestão da forma de pagamento, assegurando que os títulos bancários (no formato eletrônico ou físico) vinculados ao compromisso estejam corretos em seu valor, variações de desconto, mora e juros, assim como os dados bancários de transferência eletrônica, se for esta a opção de pagamento acordado com o fornecedor.

Feito essa manutenção, é preciso dar sequencia e operacionalizar o processo de tesouraria, que é a realização da movimentação financeira de fato. O tesoureiro geralmente está representada pela pessoa que tem os acessos às contas bancárias e possui a autonomia de movimentar a conta bancária da organização. Basicamente, diante de um fluxo de caixa operacional previamente aprovado pela gestão financeira, os títulos selecionados que serão pagos na data de baixa prevista são disponibilizados ao tesoureiro pelo contas a pagar, por um documento chamado de lote de pagamento.

O tesoureiro por sua vez analisa a solicitação de liquidação financeira do lote, que pode conter um ou mais pagamentos, aonde tem a opção de acatar ou rejeitar. Acatado o lote de pagamento, ele registra as informações disponibilizadas pelo contas a pagar, fazendo o agendamento de pagamento no acesso da conta bancária pela internet, ou disponibilizando os documentos (boletos, solicitações de TED, desconto de cheques, etc.) para o caixa do Banco. Com a disponibilização do documento, carece da aprovação do gestor financeiro que tem a alçada para a liquidação financeira junto ao banco.

Hoje, sistemas de Gestão possuem integração com os bancos por Layouts padronizados pela FEBRABAN, oferecendo agilidade na geração de tais documentos de pagamento, aonde toda a preparação feita pelo Contas a Pagar que é passado para o tesoureiro se resume em um único arquivo digital de remessa. O que é processado pelo banco, após a aprovação pelo gestor financeiro para pagamento, e recebido o retorno efetivando a baixa do compromisso financeiro.

A competitividade estratégica obtida pela gestão de contas a pagar esta em fazer que esse processo de liquidação financeira seja feita em sincronia com o fluxo de caixa, garantindo um ciclo operacional eficiente.

De todos os conceitos do Contas a pagar que fazem a diferença de fato, esta em ser transparente com a sua política interna com os demais departamentos e principalmente seus fornecedores.

É necessário deixar claro,  que para uma manutenção de um sistema sadio de contas a pagar em que a organização preza uma parceria de longo prazo com seus fornecedores, nãos deve existir exceções que  se transforme, ao longo do tempo, em regra. Deve-se tomar todo o cuidado com situações de ingerência, uma vez que todo o trabalho teve um envolvimento de diversos setores e merece respeitar os demais compromissos.

Concluindo, a relação comercial entre seus fornecedores é uma relação de confiança que merece seriedade, transparência e respeito. Fortalecer suas alianças faz parte da sua competitividade estratégica. Dentro do modelo de negócio, seus fornecedores estão localizados no quadro de parceiros chaves, do qual sua função é sustentar as atividades estratégicas com o fornecimento de recursos chaves para que sua proposta de valor seja percebida pelo seu segmento de clientes.

Estrutura-de-Custos-O-Analista-de-Modelos-de-Negocios

Até a próxima

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