Como organizar um plano de contas gerencial

Se você quer ser empreendedor e não sabe como gerir financeiramente sua empresa, o tema abaixo já é um bom começo.

Inicialmente em toda gestão financeira de uma empresa consiste em três processos básicos: contas a pagar, contas a receber e movimento financeiro. O primeiro processo você relaciona todos os compromissos financeiros que você tem obrigação de desembolsar para um terceiro qualquer numa data estipulada, o segundo processo você relaciona tudo aquilo que você tem o direito de receber de um terceiro qualquer numa data estipulada, o terceiro processo é a realização financeira da obrigação e do direito numa data especifica, resultando num movimento bancário em uma conta financeira,bancária ou não. A junção do primeiro processo com o segundo processo numa linha do tempo futuro define o que chamam de fluxo de caixa previsto, e se considerar o terceiro processo numa linha do tempo passado é o que chama de fluxo de caixa realizado.

Parece simples então? Olhando por esse aspecto,sim, é bem simples. Mas vamos um pouco mais a fundo (mas nem tão fundo assim), em todos os processos listados acima é preciso fazer um exercício muito básico: fazer perguntas!

Começa assim: alguém aparece na sua mesa com duas folhas de papel , uma folha é uma nota fiscal e outra um boleto e diz para você: tem que pagar. Logo que você olha para aquele papel é instantâneo fazer essas perguntas.

  • O que é isso ?
  • Quem fez isso ?
  • No que foi alocado isso?

É muito amplo fazer essa série de perguntas. Porém no âmbito da gestão financeira são perguntas bem direcionadas.

  • O que é ?

A primeira classificação de um compromisso ou titulo esta em dizer do que se trata aquele documento, classifica-lo em relação a sua aplicação dentro da empresa. Nesse momento entra a tabela de classificação financeira aonde você pode separar em dois grandes grupos: O que entra e o que sai. No grupo do que entra, você vai relacionar todos os tipos de receitas operacionais e não operacionais da empresa; já no grupo que sai, você vai relacionar todos os tipos de custos e despesas da empresa. Separe em grupos e depois ramifique, estabeleça níveis, assim você pode sintetizar ou trabalhar analiticamente o sistema de classificação, mas ao classificar o documento utilize a classificação mais analítica.

Por exemplo:

  1. Grupo do entra
    1. Entra Operacionalmente
      1. Receita de Venda
      2. Receita de Juros e Multas
      3. (-) Redutoras de Receitas
    2. Entra não operacionalmente
      1. Empréstimos
      2. Aportes
      3. Venda de ativos
      4. Reembolso diversos
  2. Grupo do que sai
    1. Custo
      1. Material pra produzir
      2. Serviços de terceiro para produzir
      3. Mão de Obra para produzir
    2. Despesas
      1. Despesas para Administrar o negócio
      2. Despesas para ocupar o escritório
      3. Despesas tributárias
      4. Despesas financeiras
  • Quem foi ?

Depois que você sabe “o que é” aquele documento, você precisa responder uma outra pergunta: quem originou este documento? Saber quem dentro da sua empresa é o responsável por gerar aquele compromisso. Mesmo que sua empresa seja pequena aonde tudo está ao alcance do gestor financeiro, é importante que seja feito uma divisão organizacional por departamentos e centros de alocações. Basicamente toda empresa possui uma estrutura organizacional independente de seu ramo de atividade que pode ser expandida em níveis cada vez mais analíticos, é o que chamam de centros de custos. Eu costumo dividir sinteticamente em dois  grupos, o grupo back-office e grupo operacional. O principio básico nessa pergunta é demonstrar se o que sai está sendo gasto para produzir ou para gerir.

O grupo back-office são os departamentos de gestão da organização, não estão envolvidos diretamente na produção e/ou na prestação de serviços , mas são essenciais no sucesso de todo e qualquer empreendimento. Basicamente o grupo back-office consiste no conselho de administração, diretores, departamento financeiro, departamento contábil, departamento de gestão de pessoas e RH, compras, departamento jurídico, departamento de Marketing, departamento fiscal , alocações financeiras e tributárias, entre outros.  Já o grupo operacional são todos os departamentos que tem relação direta na atividade fim da empresa, do qual pode ser desmembrado conforme cada atividade fim, aonde podemos listar o departamento de produção e operação, departamento comercial, entre outros.

  • No que foi alocado isso?

Essa pergunta vai reforçar ainda mais o objetivo da pergunta anterior, pois ela dá o direito ao departamento responsável de justificar o compromisso ou direito financeiro que foi atribuído a ele. Nesse momento, essa classificação está ligada intimamente com a operação da empresa, além da estrutura de apoio administrativa é possível trabalhar com regionais de vendas ou pela linha de produtos ou serviços que são oferecidos pela empresa. A finalidade aqui é atribuir tudo aquilo que saiu ou entrou, e tudo aquilo que vai sair ou entrar sobre uma determinado projeto da empresa.

Conclusão 

Se você trabalha numa empresa e começar a olhar ao redor,  vai perceber que do clips ao sistema operacional do seu computador merece uma classificação no plano gerencial. O mais interessante é compreender que 

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