Como fazer do seu setor financeiro o verdadeiro caos

A receita do bolo é simples, misture todos os ingredientes numa sala, agite por uns dois a três períodos e pronto, seu negócio está com tudo e mais um pouco para ir ao buraco. Parece tão simples (e de fato é), nem precisa pesquisar muito para saber que a probabilidade de uma empresa fechar por falta de fluxo de caixa nos primeiros anos é altíssima, riscos existem, mas riscos podem e merecem ser desafiados, mas nesse caso a receita do bolo tem um peso um pouco maior para aquelas empresas que já assumiram sua maturidade e, acreditam que esses pequenos erros não podem afetar a continuidade dos negócios da empresa, mas podem.

Acredite se quiser, os primeiros sinais do desastre começa no extrato bancário da empresa

Não vou entrar nas questões de estratégia e mercadologia, existem diversos artigos que falam dos porquês daquela gigante do setor tal que alugava aquilo ou vendia isso decidiu ser teimoso e não viu a evolução de seus clientes, e que não soube inovar no produto ou na gestão de estratégias de marketing, enfim, não cabe aqui discutir o modelo de negócio. Quero falar é dos casos práticos, em que gestões financeiras e administrativas executam diariamente numa proporção quase que de conta gota que levam boas empresas a ter problemas criando uma bola de neve, e por fim, arruínam a sua imagem a ponto de não ter credito para comprar uma cabeça de alfinete, e não conseguir vender o seu produto mesmo com as melhores condições de pagamento.

Acredite se quiser, os primeiros sinais do desastre começa no extrato bancário da empresa, numa simples atividade: dizer de quem e o que é esse dinheiro que acabou de entrar ou sair da conta. E por incrível que pareça nem tudo que se movimenta nas contas bancárias de muitas empresas por aí é de fato um movimento financeiro conhecido. É muito comum em auditorias encontrar linhas de movimento financeiros que alguém tenha a mínima noção do que se trata aquele dinheiro.

Um belo dia de Agosto em sua plena atividade da XYZ S.A. surge uma linha no extrato:

e nesse momento o usuário responsável pela conciliação olha para aquilo, checa no sistema e fica confuso afinal, não é esperado aquele valor. A cobrança já foi realizada, a baixa tá feita e batendo.

Ué? Da onde veio esse crédito na conta?

Diante da dúvida, se vê na obrigação de investigar com os demais departamentos quem poderia ter feito aquele depósito. O primeiro a ser perguntado é o departamento comercial que não faz ideia de qual cliente poderia ter feito esse depósito, pois existem cerca de outros vinte outros pedidos faturados e negociações a faturar que totalizam o valor igual ou maior ao depositado, e numa falta total de comunicação e cooperação, ouve-se a uma frase muito comum:

“Não se preocupe,se for de um cliente, vai acabar se identificando e vai mandar o comprovante, e aí te aviso, pode deixar comigo. ”.

Como a empresa já possui um sistema de gestão, para fechar o saldo, ele faz um lançamento de movimento financeiro e o classifica como Depósito não Identificado, na conta do centro de custo do Administrativo, uma vez que ele faz esse movimento, o saldo da conta na conciliação fecha e a vida segue para o tesoureiro fazer o trabalho do dia. Lembrando que para que o tesoureiro possa fazer a programação de pagamentos, ele precisa saber exatamente o que tem em caixa, para isso é preciso que a conciliação conclua o seu trabalho o mais rápido possível.

Até que um dia alguém fizer o favor de descobrir o mistério do DISPONIB COMO DINHEIRO 0006241 de R$29.500,00, o registro vai ficar classificado daquela forma e o dia a dia acaba obrigando o departamento fazer o seu trabalho, cai no esquecimento e na crença que alguma entidade superior vá resolver aquilo no futuro. Isso é a ponta do Iceberg, acredite, a ponta. Uma vez que isso aconteceu na sua conta bancária, se tratando de uma entrada, qualquer pessoa pode saber o número da sua agencia e conta e fazer uma caridade de qualquer valor e talvez você nunca saberá de quem era e do que era aquele dinheiro.

Mas aí você pensa

“ a contabilidade vai saber o que fazer com isso, eles sabem tudo ”

E sabe mesmo, se olhar para um balancete, essa classificação de depósitos não identificados vai aparecer em uma conta chamada numerários em transito ou qualquer nome que traduza a frase :

“ nós da contabilidade não temos obrigação de adivinhar de quem e o que é esse movimento e você ignorou minhas solicitações para classifica-lo corretamente, e vai ficar aqui até que você se mova e descubra o que diabos é DISPONIB COMO DINHEIRO 0006241 de R$29.500,00″

Essa conta se transforma na caixa de pandora da empresa, teoricamente ela deve estar sempre zerada (na verdade ela não deveria existir, mas existe) e é para lá que vai tudo o que o financeiro registra de movimentação financeira que não foi identificado, ou que o contador não entendeu o que de fato aconteceu. O contador não pode classificar como receita, nem como mútuo, ou aporte, reembolso de quê? Vai baixar de qual contrapartida?

O mais interessante que essa situação não acontece somente com o que entra, mas o que sai também. É muito comum a falta de comunicação entre o departamento de Compras e o Contas a Pagar, uma vez que um ignora os processos do outro, faz seus acertos com seus fornecedores do jeito que dá para garantir o suprimento de insumos, principalmente aqueles que o faturamento é por medição ou grandes volumes de compra, parece lei de Darwin, mas é sempre com os fornecedores estratégicos da empresa.

Na correria do dia a dia, com prazos apertados e até mesmo com aval do gestor financeiro é feito antecipações sem a provisão financeira do Contas a pagar, devoluções e troca de itens sem a devida movimentação fiscal, fazem de tudo, só esquecem de processar isso pelo financeiro, confiando que alguma entidade superior vá resolver aquilo no futuro. A pergunta que fica, como que registra esse rolo depois que aconteceu? Uma vez que o Contas a Pagar perde o controle do fluxo de pagamentos de um fornecedor, fica complicado realizar os próximos pagamentos, o precedente para errar foi aberto. Se um está errado, o que me garante que todos não estejam também.

E quando se trata de conciliar os movimentos do contas a pagar o buraco é mais em baixo, é preciso a baixa de um compromisso provisionado, sem baixa não tem movimento, e sem movimento lançado não fecha saldo. A arapuca está aberta para que a conciliação bancária entre em colapso, ou lança um movimento de saída a identificar e voltamos para aquela questão dos numerários em transito, ou não lança, e o tesoureiro fica sem saber quanto tem em caixa e o caos está instalado.

Para piorar, o tesoureiro ciente da situação que está fora do seu controle e para continuar o seu trabalho, conta com a sua engenhosidade de criar uma planilha para seu próprio controle do fluxo de disponibilidade e continua fazendo os pagamentos. Nisso o que vier para pagar, ele vai pagar, o que vier para transferir, ele vai transferir e o controle financeiro começa a perder completamente o sentido. E outra, como fazer a gestão orçamentária quando olhamos para a composição de fluxo realizado em que o departamento administrativo “faturou” R$29.500,00? Até aonde saiba o departamentos administrativos são centros de custos que não geram receitas, fica estranho, não acha?

Com o tempo, a bola de neve vai aumentando refletindo em demonstrações contábeis que cada vez mais fogem da realidade operacional. Quando o fluxo de caixa começar a apertar, vai começar a buscar recurso no mercado com operações de créditos que solicitam demonstrações contábeis auditadas. E como explicar para uma auditoria uma conta chamado numerários em transito? Qual a probabilidade de um fundo de investimento sustentar uma operação estruturada de crédito, baseado numa empresa que seu balancete não consegue ser auditado por causa de uma bola de neve que começou com a falta de conciliação bancária?

Dentro do contexto que foi proposto, é fácil entender a importância de:

  • manter a estrutura administrativa capaz de suprir a demanda e integrada com os demais departamentos
  • controlar centavo a centavo que entra e o que sai com uma conciliação diária
  • alinhar com os departamentos que promovem a receita da empresa formas mais seguras de fazer a cobrança
  • evitar de informar contas bancárias para cliente e outros participantes
  • integrar via sistema os processos entre departamentos
  • alinhar com a contabilidade maneiras de reduzir lançamentos equivocados e não identificados

Cabe lembrar que cuidar da identificação e correta classificação dos seus movimentos bancários não são os fatores determinantes mas ela sim complementares a todo um contexto de gestão administrativa efetiva, É preciso entender que ocorrências desse tipo, por pequenas que elas sejam, refletem na cultura organizacional da empresa, afetam a qualidade do trabalho de sua equipe, deixam de ter performance e resultados insatisfatório. Para o personagem principal do artigo, diante da responsabilidade de classificar e conciliar as movimentações, assume uma carga emocional significativa que é gerado no dia a dia pela ineficiência operacional de um todo.

Se você já presenciou situações semelhantes, ou tem algo a contribuir, ficarei muito feliz com o seu comentário. Qualquer semelhança é mera coincidência.

Até a próxima.

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