Conciliação Bancária, atividade essencial de uma boa gestão financeira.

Em algumas agendas de clientes, comecei a perceber um detalhe que muitas equipes de gestão financeira de empresas acabam no dia a dia deixando esta importante tarefa de lado, muitas vezes acumulando para o fechamento da semana e alguns casos bem singulares deixam a conciliação para o final do mês. E cada vez mais estou convicto de que a conciliação bancária se trata de uma tarefa essencial na rotina da tesouraria e seu resultado reflete diretamente nas atividades de toda a empresa. De acordo com o Sebrae, um dos fatores determinantes para um negócio não prosperar é a má gestão do fluxo de caixa, e realizar conciliação bancária é atividade primordial para que a empresa tenha um controle sadio de entradas e saídas da empresa.

A principal informação que o gestor precisa ter no seu dia a dia é a disponibilidade imediata de recursos para honrar os compromissos no dia, uma estruturação correta do processo de tesouraria em sintonia com a conciliação bancária oferece o gestor a trabalhar o fluxo de caixa com apoio de um fluxo de disponibilidade, aonde todos os compromissos firmados com seus fornecedores sejam honrados naquele período com base nos valores que não estejam comprometidos anteriormente,  contudo o fluxo de caixa só é eficaz se os saldos financeiros estiverem de acordo com os saldos bancários.

A conciliação bancária é o ato de correlacionar e confrontar as movimentações financeiras da empresa com os registros bancários resultando no saldo real do período, o registro do movimento realizado deve estar de acordo com todos os registros bancários gerados pela instituição bancária que a empresa é cliente. Quando se trata de gestão financeira, o termo “não existe almoço grátis” é verdadeira, o saldo será sempre o resultado da entrada e saída de recursos, e essa movimentação precisa ter atribuída a alguém ou a alguma coisa. Esta ação resulta na apuração de divergências e orientação de correção de lançamentos e até mesmo na otimização de processos administrativos.

A conciliação bancária não se resume somente com as contas correntes bancárias, mas também com as contas caixa (conhecido por caixinha), contas de aplicação financeira (ações, CDB, etc.), contas garantidas, cartões de crédito, permutas e adiantamentos financeiros e fundo fixo de reembolso ao colaborador, ou seja, todo tipo de recursos financeiro que estiver em posse da empresa, seu saldo deve ser conciliado diariamente. A informação deve bater nos centavos, por isso a preocupação deve ser redobrada na conciliação e no controle de saldos de contas caixas e fundos de reembolso ao colaborador, aonde a movimentação de recursos é em moeda corrente (dinheiro), e o que contribui para a perda de rastreabilidade da movimentação é que a prestação de contas continua de forma manual com documentos impressos com formatos fora de padrão.

Exemplos de desafios como a conciliação de uma simples conta caixinha para o controle financeiro, demonstra que a tendência é a utilização cada vez mais de operações financeiras de forma informatizada, aonde o uso de dinheiro vivo e folhas de cheque está cada vez mais em desuso e as empresas passam a utilizar cartões corporativos e repasses eletrônicos. Atualmente os bancos oferecem layouts especiais e arquivos digitais que integram com o sistema de gestão financeira da sua empresa facilitando o trabalho de conciliar as movimentações.

Os critérios para uma boa conciliação estão nas informações de data, valor, no número e no tipo de documento. Quaisquer divergências nesses critérios podem demonstrar gargalos ou equívocos nos processos originários como o processo de suprimentos ou até mesmo na tesouraria com a baixa de pagamento de um título. O importante é que o processo de conciliação seja considerado uma atividade diária e de pré-auditoria do que simplesmente uma obrigação operacional. O responsável pela conciliação tem a obrigação de informar e instruir o responsável pelo lançamento sobre divergências e ausências de lançamentos que impactam no saldo da conta financeira.

Atualmente, sistemas ERP tem o processo de conciliação, conciliação bancária em sintonia com o layout CNAB seguindo as orientações e regras da FEBRABAN, aonde a importação pode ser feita diariamente e sua conciliação pode ser feita automaticamente. Outro grande fator que contribui para uma boa conciliação bancária é a utilização de pagamentos eletrônicos gerados por arquivos CNAB gerados pelo próprio sistema, assim a informação disponibilizada para a conciliação já está de acordo com a movimentação bancária.

Já podemos perceber que conciliação bancária é o reflexo de uma boa gestão financeira de uma organização, exceções podem existir invariavelmente como entradas de valores não identificados ou erros de digitação, mas o mais importante é que além do lançamento financeiro estar de acordo com a movimentação bancária, e que atrelado ao movimento financeiro conciliado tenha por trás uma boa classificação financeira e documentos que respaldem a qualidade e veracidade da informação.

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