“Paperless” (Redução de Papel) – Reduza o consumo de papel na sua empresa!

Ser consultor é vivenciar diariamente o cotidiano do cliente em seus diversos aspectos, encontro em cada agenda de consultoria uma cultura empresarial diferente atrelada com suas particularidades, sejam elas internas com a gestão familiar ou com uma vasta estrutura organizacional, ou aspectos externos como a regionalização e ambiente de mercado que ele se encontra, entre outras inúmeras vertentes. Aquele velho ditado que empresa é tudo igual, só muda de endereço é uma falácia pois diariamente encontramos algo novo e diferente na maneira de gerir uma empresa. Essa vivencia que temos no ambiente corporativo do cliente, me proporciona um aprendizado muito significativo para o desenvolvimento continuo da atividade de consultoria como um todo.

Nesse contexto, além do modelo estratégico de negócio tenho uma especial atenção é no processo, no detalhe e nas particularidades do cotidiano do cliente, o mais importante é encontrar padrões que podemos analisar, estudar soluções e depois replicar as melhores práticas de gestão nas próximas agendas. E numa série de artigos, quero trazer algumas dicas para você pensar e quem sabe aplicar na gestão da sua empresa. E começamos com um tema bastante importante e de interesse do meio ambiente.

O ser humano tem uma inclinação a confiar pela materialidade da coisa, naquilo que ele pode ver e tocar com suas próprias mãos, e com os avanços tecnológicos, o uso do papel cada vez mais tem sido centro de debates que envolvem temas como sustentabilidade e redução de custos. A título de curiosidade, em 1427, a universidade de Cambridge possuía apenas 112 livros, esse número atualmente passou para 170 milhões de volumes em 150 Quilômetros de prateleiras em suas bibliotecas, se digitalizados, equivalem a 4 discos rígidos de 1 Tera byte.

Em relação aos números, o brasileiro em média consome 44 quilos de papel anualmente, ou seja, praticamente uma arvore por habitante, já nos Estados Unidos estima-se que o consumo anual chega a marca de 200 quilos por habitante, considerando que é consumido 540 mil litros de água para cada tonelada de papel fabricado, o que demonstra a real importância para o tema. Estudos apontam que algumas iniciativas chamadas de “Paperless” (Redução de Papel, em português) tem sido realizado em todo o mundo. De acordo com um levantamento elaborado pela AIIM, organização não governamental que reúne profissionais de informação aponta que aproximadamente 35% das empresas norte-americanas adotaram medidas efetivas para a redução do uso de papel.

Entre os principais mitos sobre o papel é acreditar que existe uma obrigatoriedade legal em que todo documento só tem validade desde que esteja impresso, outro mito é acreditar que a guarda física de documentos é a única maneira segura e eficiente de registros da empresa. Cada desses mitos tem sido quebrado com iniciativas como a reformulação de processos de obrigação legal por parte do governo, como a emissão de nota fiscal eletrônica e envio de arquivos magnéticos para órgãos públicos como por exemplo o SPED, ECF e ECD entre outros, e que os sistemas digitais de guarda de informação têm apresentado avanço tecnológico significativos na robustez e segurança da informação, seja com servidores na nuvem ou em redes locais.

Tais evoluções nos levam a crer que para haver uma redução efetiva do consumo de papel nas empresas parte de uma análise criteriosa dos processos administrativos e identificar os principais momentos de geração de papel, compreender a real necessidade da geração de relatórios impressos, impressão de documentos fiscais e comprovantes financeiros, entre outros. Diversas iniciativas também podem ser realizadas, como por exemplo uma campanha de endomarketing visando a conscientização ambiental e de consumo de papel com os funcionários, visto que o habito de impressão de documentos é cultural.

Atualmente, sistemas ERP contam com diversas soluções em seus módulos integrados que atrelado aos processos operacionais da administração da empresa, contribuem para a redução de impressão de papeis. Tanto em sistemas com base local ou na nuvem, é possível associar o documento digitalizado em um repositório de dados específicos, para cada tipo de documento em sintonia com o processo administrativo desde sua origem até o destino final.

Um exemplo significativo que a tecnologia pode contribuir na redução de papel é a entrada de notas fiscais via XML e PDF pelo sistema utilizado pelo departamento de Compra, do qual a documentação é tratada digitalmente na origem (no caso com o recebimento do material) refletindo na gestão financeira dos compromissos de contas a pagar, respeitando toda documentação necessária para o registro contábil. Para gestores acostumados com relatórios, atualmente existem módulos especialmente criados para a gestão como uma espécie de Painel gerencial e até mesmo painéis Dashboards que possibilitam ter uma visão bem mais clara e dinâmica que um relatório impresso.

As adequações de tais procedimentos proporcionam inúmeros benefícios aos usuários na gestão da documentação, a rastreabilidade passa a ser mais efetiva e a velocidade na procura da informação aumenta drasticamente, o espaço físico e mobiliário que seria utilizado para arquivar toda a documentação deixa de ser utilizada, assim impactando na redução de custos. Para empresas que utilizam soluções na Nuvem, é encontrado fornecedores com total segurança a mobilidade pelo acesso remoto, com a disponibilidade de documentos em tempo real, oferecendo mais comodidade e agilidade na operação de seus processos.

Para que a redução de papel na sua organização seja efetiva, é preciso enfrentar algumas barreiras como o desconhecimento e comodismo, é preciso disciplina e confiança no sistema atrelado a processos bem definidos que envolvem a digitalização e inserção de tais documentos no sistema. Isso se dá através de treinamentos e um acompanhamento preciso da gestão nos processos operacionais, o envolvimento para que a redução seja significativa vem de todos, sejam eles funcionários, fornecedores e até mesmo de clientes.

Em todo caso, existem obrigações legais que exigem o arquivamento de documentação física, porém com um projeto bem alinhado aos processos, é visível diferenciar a real necessidade de impressão de um documento. Em todo caso, sempre avalie na hora de fazer a impressão de um documento, e se possível, utilize os dois lados do papel na hora de imprimir. O meio ambiente conta com seu apoio, seja no consumo de recursos naturais ou no tratamento de resíduos gerados pelo ser humano.

Até a próxima.

Ps: Pense antes de imprimir, o Meio Ambiente agradece.

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